თანამედროვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების (IT) განვითარებამ, ძალზედ გაგვიმარტივა მუშაობა და შექმნა უამრავი ახალი შესაძლებლობა, თუმცა გარკვეული სამუშაო პროცესების მართვა რათქმაუნდა კვლავ ადამიანებზეა დამოკიდებული. მიუხედავად კომპიუტერული ტექნიკის, პროგრამული უზრუნველყოფების და გარკვეული გაჯეტების გამოყენებისა, თვითმენეჯმენტი კვლავ აქტუალური რჩება. შესაბამისად ამ მცირე ბლოგში ლაკონურად ვისაუბრებთ ისეთ მნიშვნელოვან საკითხზე როგორიც არის ფაილ მენეჯმენტი.

სამუშაო დღის მანძილზე, თვითოეული ჩვენთაგანი ელექტრონული ფოსტით ხშირად ვიღებთ კოლეგებისგან თუ პარტნიორებისგან გამოგზავნილ სხვადასხვა ფაილებს, გვიწევს მუშაობა სხვადასხვა ელექტრონულ დოკუმენტებთან და ერთი შეხედვით ყველაფერს სწორად ვაკეთებთ, მაგრამ შესაძლოა გვავიწყდებოდეს ერთი მთავრი საკითხი. ამ ფაილების სწორ ადგილას შენახვა ან სწორი სახელის დარქმევა. რაც უფრო მეტად გვიწევს კომპიუტერთან მუშაობა მით უფრო ბევრი ფაილი გროვდება მის შიდა მეხსიერებაზე (HDD/SSD). ერთ საქაღალდეში (folder) ვინახავთ მეორეს, იმ მეორეში კიდევ მესამეს და ეს ყველაფერი ერთგვარ ლაბირინთს ემსგავსება სადაც საჭირო ფაილების ძებნა იმდენად რთულია, რომ საკამოდ დიდი დროითი რესურსი გვეხარჯება. ხშირ შემთხვევაში კი ფაილის მოძიებასსაერთოდ ვერ ვახერხებთ. ალბათ ახლა გაიფიქრებთ კი მაგრამ სერჩის ფუნქცია ხომ აქვს კომპიუტერს? დიახ აქვს, მაგრამ იმისათვის რომ ეს ფუნქცია მარტივად გამოვიყენოთ საჭიროა თავიდანვე სწორად იქნას განხორციელებული ფაილების მენჯმენტი. უფრო კონკრეტულად კი აუცილებელია გავითვალისწინოთ 2 ტიპიური შეცდომა, რომელსაც ვუშვებთ ადამიანები.

ტიპიური შეცდომა#1.

ალბათ ყველა ჩვენთაგანის კომპიუტერში ინახება ფაილები, რომელთა სახელებიც შემდეგნაირია :

ყველაზე მთავარი კი ის ფაქტია, რომ რაც უფრო მეტი დრო გადის ასეთი ფაილების რაოდენობა ჩვენს მოწყობილობებში მატულობს, რაც კიდევ უფრო ართულებს საჭირო მომენტში ფაილის მოძიებისას. ასეთ შემთხვევაში საძიებო სისტემის ე.წ. “სერჩის” გამოყენებაც ვერ დაგვეხმარება, რადგანაც ფაილის შენახვისას შეცდომა დავუშვით და არ დავარქვით შესაბამისი სახელი. შესაბამისად ვცდილობთ გავხსნათ რამოდენიმე ფაილი იმ იმედით, რომ ვიპოვით საჭირო დოკუმენტს.

ტიპიური შეცდომა #2.

ფაილები შენახული გვაქვს საქაღალდეებში (ფოლდერებში), ისე რომ არ ვიცით ზუსტად სად ინახება და გვიწევს ერთი საქაღალდედან მეორეში გადასვლა, მეორედან მესამეში და ასე ვმოგზაურობთ იმ იმედით, რომ მივაგნებთ საჭირო დოკუმენტს.

პროცესის მართვა ანუ თვითმენეჯმენტიამ შემთხვევაში იმას გულისხმობს, რომ ჩვენ ყველა ფაილს შესაბამისი სახელი დავარქვათ და ყველა ფაილი ისეთ საქაღალდეში შევინახოთ, სადაც ადვილად შევძლებთ მის მოძიებას. ერთი ტიპის დოკუმენტები შესაძლოა ყოველდღიურად გვჭირდებოდეს და მათთან წვდომა სწრაფად უნდა შეგვეძლოს, ამიტომ ასეთი ფაილები სამუშაო მაგიდაზე (desktop) სჯობს განვათავსოთ, ხოლო ისეთი ფაილები და დოკუმენტები, რომლებიც თვეში ერთხელ გვესაჭიროება შეგვიძლია სხვა საქაღალდეში შევინახოთ.

შესაძლოა ყველა ჩვენთაგანს ჩვენებური სისტემა ჰქონდეს შემუშავებული და ისე ინახავდეს ფაილებს. მაგალითად ზოგი ტიპის ფაილს ინგლისურ ენაზე არქმევდეს სახელს, ზოგს კი ქართულად. მთავარია ჩვენ შეგვეძლოს ვაკონტროლოთ სამუშაო პროცესი და ვმართოთ კომპიუტერში არსებული ფაილები საჭიროებისამებრ.

არასწორად შენახული ფაილების გამო დღის მანძილზე შესაძლოა 3-4 წუთს ვკარგავდეთ, რაც ერთი თვის ჭრილში საშუალოდ საათ ნახევარს ან კიდევ უფრო მეტს შეადგენდეს.

ამ ყველაფრიდან გამომდინარე რა შეგვიძლია გავაკეთოთ იმისათვის, რომ გაგვიადვილდეს საჭირო ფაილების მოძიება?

აუცილებელია ვიხელმძღვანელოთ ორი მთავარი წესით:

1. დავარქვათ ყველა ფაილს ისეთი სახელი, რომლითაც მარტივად შევძლებთ მის მოძიებას სერჩ ფუნქციის გამოყენებით;

2. მოვაწესრიგოთ ეგრეთწოდებული "საქაღალდეების ლაბირინთი", რაც დაგვაზოგინებს დროს და გაგვიადვილებს საჭირო მომენტში დოკუმენტებთან/ფაილებთან წვდომას.